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Bien terminer une lettre : exemples de formules de politesse

September 2, 2020

De nos jours, entre la facilité d'accès à des modèles de lettre et les outils de correction, les erreurs ne sont plus acceptables à la rédaction de courrier. Tous ces exemples ne font toutefois pas grand cas de la conclusion et l'écueil classique est de se concentrer sur le contenu et le corps d'une lettre et d'oublier sa fin. Or, elle a un rôle plus important que les autres parties. Que ce soit une lettre de remerciement, de recommandation ou d'affaire, il est important de savoir comment terminer une lettre.

Une lettre doit toujours s'achever de manière professionnelle. Utiliser les bonnes formules de politesse pour clore une lettre boostera l'impression que vous laissez au recruteur. Pour cela, elle ne doit pas être passive, et donc contenir un appel à l'action (« call to action »). Bien conclure sa lettre, c'est donc donner au lecteur toutes les informations indispensables pour le suivi des étapes à venir mais aussi l'y inciter. Vous ignorez comment terminer une lettre administrative et vous souhaitez y remédier ? Ce guide vient répondre à toutes vos questions.

Comment terminer une lettre et en quoi est-ce déterminant ?

La fin d'une lettre est la dernière impression que le public qui vous lit va garder en mémoire. Il est donc important que celle-ci soit rédigée de façon professionnelle sans coquilles et avec une orthographe irréprochable.

La fin de lettre a aussi un impact sur les éventuelles correspondances à venir, elle peut ou non selon sa qualité, ouvrir la porte à de nouvelles étapes d'instruction.

Surtout, votre conclusion doit être appropriée. La plupart des options de clôture des lettres sont réservées, mais il faut noter qu'il y a des degrés de chaleur et de familiarité. Évaluez donc correctement votre relation avec le lecteur visé.

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Que vise la fin d'une lettre ?

Les mots de conclusion d'une lettre doivent confirmer votre objectif et clarifier son objet. Demandez-vous alors quel est l'objectif principal de ce courrier. Si votre lecteur devait ne lire que la conclusion, quelle est l'idée que vous souhaitez véhiculer ?

Cela pourrait être :

  • un récapitulatif des points les plus importants de la communication ;
  • l'occasion de donner une instruction ou un appel à l'action ;
  • des remerciements ou l'expression de votre gratitude ou de votre appréciation ;
  • une invitation à poursuivre la relation dans le futur (à une date et une heure précises de préférence) ;
  • l'expression d'un sentiment.

Alors, comment bien terminer votre lettre ?

Premier conseil : ne vous contentez donc pas de n'importe quelle page sur Internet de formule de politesse de fin de lettre et d'un copier-coller. La fin d'une lettre se compose de trois, voire quatre parties : une conclusion (souvent un appel à l'action), un remerciement, une formule de politesse et une signature.

La conclusion

Pour déterminer le contenu de votre conclusion, voici deux approches :

Définissez les étapes qui devront suivre la réception et la lecture de votre lettre

Peut-être attendez-vous un retour sous une certaine forme (lettre recommandée) et dans un certain délai ? Votre but est d'obtenir un entretien ? Ou bien une rencontre lors d'un salon professionnel ? Définissez le scénario qui suivra l'envoi de la lettre et indiquez la marche à suivre à votre destinataire.

Exemples :

« En cas de désaccord avec ce courrier, un retour est souhaité dans les 15 jours suivant la réception. »

« Pour toutes les raisons évoquées, je pense pouvoir répondre à vos attentes sur ce poste et je souhaiterais vivement avoir l'opportunité de vous rencontrer lors d'un entretien. »

« Je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire et je suis également disponible pour un entretien afin de vous expliquer en personne les motifs de ma démission ainsi que pour tout document ou justificatif nécessaire. »

« Dans l'attente de votre réponse afin de poursuivre le déroulement de la procédure. »

Quelle est la réaction souhaitée ?

Peut-être votre lettre est-elle informative ou participe à une procédure et vous souhaitez dans ce cas laisser une certaine impression à votre destinataire. Une fois que vous l'avez déterminée, trouvez la formule adéquate.

« Je vous remercie pour votre compréhension face à ma décision de quitter l'entreprise. Je vous souhaite le meilleur dans la suite de vos activités. »

« Soyez assuré de toute notre amitié et de notre soutien le plus solide. »

Remerciement

Avant votre formule de politesse, il est souvent apprécié d'utiliser une formule de remerciement. Nous le savons, les communications se multiplient de nos jours, les employés sont souvent inondés de mails et les moyens de communication électroniques ont réduit la faculté de concentration. C'est pour cette raison que l'on conseille souvent d'écrire de façon aérée et dynamique, avec des listes et des points, du texte en gras ou souligné. Même et surtout lorsqu'il s'agit de mail.

Montrez donc que vous êtes conscient de la valeur du temps de votre interlocuteur et que vous appréciez qu'il ait ouvert et lu votre courrier. « En vous remerciant pour votre attention. », « Je vous remercie pour votre considération » sont des formules d'une ligne qui ont souvent le meilleur effet. N'hésitez pas à les adapter à la situation.

Formule de politesse

Une fois votre résumé, vos remerciements ou votre appel à l'action rédigé, vient la question de la formule de politesse. Les possibilités sont multiples mais vous devez évaluer correctement le degré de formalité attendu. D'autre part, dans les mails, on évite en général les formules à rallonge, mais elles sont bienvenues dans lettres physiques.

On reprend aussi dans une formule de politesse formelle la formule d'appel : Madame, Monsieur, Mademoiselle, Cher Monsieur, Chère Madame, Cher confrère, Monsieur le Directeur.

Courrier ou mail ordinaire, lorsqu'il y a déjà eu des échanges téléphoniques ou écrits

  • Bien à vous
  • Cordialement / Bien cordialement
  • Bonne journée

Pour plus de formalité :

  • Je vous prie de croire, M. à mes sentiments très cordiaux ;
  • Veuillez agréer, M., mes cordiales salutations ;
  • Veuillez agréer, M., mes salutations les meilleures ;
  • Veuillez agréer, M., l'expression de mes sentiments les meilleurs ;
  • Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

E-mails dont vous ne connaissez pas l'interlocuteur

  • Respectueusement
  • Sincères salutations
  • Cordiales salutations
  • Sincèrement

Lettres officielles

Dans ces cas, il est attendu une formule de politesse codifiée plus formelle, telle que :

  • Nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos salutations distinguées ;
  • Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations ;
  • Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mon profond respect ;
  • Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués.

Et la signature ?

S'il s'agit d'un courrier que vous enverrez physiquement, s'il est bien vu de l'imprimer plutôt que le rédiger à la main, une signature au stylo est attendue à la fin de la lettre suivie de votre nom au complet. Vos coordonnées figureront en haut de la lettre, il ne sera donc pas nécessaire de les indiquer à nouveau après votre signature.

Dans le cas d'un courrier électronique, si vous n'avez pas de signature pré-formatée, la norme culturelle veut que vous indiquiez votre adresse mail, votre numéro de téléphone et votre adresse physique sous votre nom complet. Vous avez ainsi plus de chances de recevoir une réponse : c'est le premier endroit que votre destinataire consultera pour trouver vos coordonnées.

Comment terminer une lettre de motivation ?

La fin de votre lettre de motivation ne doit pas être sous-estimée. Après avoir fait valoir vos arguments dans les paragraphes précédents, vous devez terminer votre lettre de motivation par un appel à l'action pour inciter le recruteur à vous inviter à un entretien d'embauche.

« Pour toutes les raisons évoquées, je pense pouvoir répondre à vos attentes sur ce poste et je souhaiterais vivement avoir l'opportunité de vous rencontrer lors d'un entretien. »

« Je me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire et espère pouvoir vous rencontrer pour vous démontrer ma motivation. »

« Je serai ravie de pouvoir discuter de votre projet et d'avoir l'opportunité de défendre ma candidature au cours d'un entretien. Je me tiens à votre disposition pour toute demande complémentaire. »

Les erreurs à éviter dans la fin d'une lettre

Vous seriez surpris des maladresses que l'on peut trouver dans des signatures de lettre. Attention à ne pas utiliser « À votre santé », « Bien de choses à vous », « Toujours », « Bisous », « À la vôtre », « Avec tendresse » par exemple. En cas de doute, référez-vous toujours à des exemples de lettre ou des listes de formules de conclusion.