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Rédiger un e-mail professionnel : les règles de base

May 12, 2021

Rédiger un e-mail n'est pas toujours chose aisée. Quelle que soit la raison pour laquelle vous écrivez à vos collaborateurs, il faut bien souvent mettre les formes. Doit-on pour autant rester formel ou bien au contraire, adopter un ton plus léger ? Cela dépend bien sûr de la nature de vos relations avec vos collègues, et surtout de la culture de l'entreprise.

Quoi qu'il en soit, un e-mail professionnel ne doit pas être bâclé. Certaines règles de base, propres aux différents cas, doivent être appliquées. Dans cet article, vous trouverez des conseils pour bien rédiger un e-mail professionnel.

Un mail professionnel commence par un objet soigné

De nombreux auteurs de messages négligent cet aspect pourtant primordial : la première chose que verront vos interlocuteurs sera l'objet de votre e-mail. Il convient donc d'être concis, précis et surtout, d'aller droit au but. L'erreur serait d'envoyer un e-mail sans objet, comportant seulement un corps de message. Vos collègues pourraient y voir un manque de respect ou de courtoisie.

En outre, un mail sans objet a plus de chances de se perdre dans les indésirables. Vous l'aurez compris : rédiger votre objet est donc une étape aussi importante que les autres.

Indiquez sobrement le but de votre message

Rappelez-vous que vos collègues et responsables reçoivent des e-mails tous les jours : vous devrez donc privilégiez un objet de mail court, précisant le but de votre démarche. N'excédez pas une dizaine de mots, afin d'être sûr qu'il apparaisse en entier.

Par exemple, si vous écrivez au sujet d'un projet, ou si vous prévoyez une réunion de travail ou un déjeuner d'affaires, mentionnez ces termes. Voyez cet objet de mail comme un préambule, une manière de démarrer votre message.

Attention aux termes de spam

Évitez aussi tout objet de mail qui puisse passer pour du spam. Certains mots sont considérés comme des indésirables : par exemple, urgent ; PayPal ; Visa ; Mastercard ; cadeau ; lot ; etc. Les termes à connotation financière ont tendance à passer pour du hameçonnage aux yeux des hébergeurs d'adresses e-mail : tournez donc votre objet de mail différemment dans le cas où vous devez mentionner un tel sujet. En revanche, vous pouvez tout à fait utiliser ces mots dans votre corps de mail.

À qui vous adressez-vous ?

Il est important d'identifier clairement à qui s'adresse votre message. Vous n'écrirez pas de la même façon si vous vous adressez à un collaborateur externe, que vous n'avez jamais vu, et si vous envoyez un e-mail à l'un de vos collègues, avec qui vous déjeunez tous les midis.

Cette question se pose également dans le cas où vous apprêtez à envoyer un e-mail à toute votre équipe. Dans ce cas, un « Chers tous » suffit généralement pour amorcer votre e-mail.

Communiquer avec une personne que vous ne connaissez pas

Si vous écrivez à une personne avec laquelle vous n'avez jamais communiqué, la formule que vous emploierez dépendra de sa position. Pour une personne externe à l'entreprise par exemple, privilégiez l'appellation « Madame » ou « Monsieur ».

S'il s'agit d'un collaborateur d'un autre service que le vôtre, vous pouvez tout à fait démarrer votre e-mail par un simple « Bonjour ». Si la culture de votre entreprise le permet, le tutoiement peut être utilisé, au même titre qu'un « Hello ». Si vous avez l'habitude de tutoyer votre manager, il n'y a aucune raison à ce que vous le vouvoyez dans un e-mail. En revanche, en cas de doute, utilisez toujours le vouvoiement, notamment si le destinataire est une personne ayant d'importantes responsabilités.

Dans tous les cas, vous pouvez ensuite prendre des nouvelles de vos interlocuteurs, de façon concise.

À, cc, cci… : choisissez les bons destinataires

Tout comme l'objet de l'e-mail, les cases « À », « cc », et « cci » ne sont pas à prendre à la légère. Chaque case correspond à un besoin précis.

La mention « À » indique à qui est adressé votre message. La mention « cc » indique les personnes se trouvant également dans la boucle, mais qui ne sont pas nécessairement invitées à vous répondre. Cela peut être l'un de vos supérieurs à qui vous avez parlé avant de rédiger ce courrier, qui souhaite être dans la boucle et garder une trace de votre message, par exemple.

La mention « cci », ou copie cachée, sera utile si vous souhaitez inclure quelqu'un dans la boucle sans que les autres personnes le sachent. Vous pouvez par exemple répondre à un collaborateur externe en mettant votre supérieur hiérarchique dans la boucle, sans que votre interlocuteur ne le sache. Vous évitez ainsi que votre destinataire réponde à votre supérieur, qui ne souhaite pas forcément être sollicité.

Privilégiez la concision

Si vous souhaitez être lu et recevoir une réponse rapidement, vous ne devez pas décourager votre ou vos destinataires avec un corps de message trop long. Pour ce faire, l'usage de phrases courtes est nécessaire.

Vos phrases devront être écrites dans un langage courant, sans être trop technique. Exception : si vous vous adressez à un public averti, à l'aise sur les termes techniques ou le vocabulaire des entreprises. Par exemple, l'usage de l'expression ASAP (« as soon as possible » en anglais) pour signifier « dès que possible » est plutôt courant, mais n'est pas forcément utilisé dans toutes les entreprises.

Liez vos phrases les unes aux autres

Les mots de liaison logique, qui relient les différentes phrases et paragraphes de votre message, ne doivent pas être omis, car ils créent de la clarté.

Exemples de connecteurs logiques

Pour relier vos phrases logiquement, vous pouvez par exemple piocher dans les connecteurs suivants :

  • En supplément d'une première information : de plus ; par ailleurs ; d'autre part ; sans compter que ; de même que ; aussi… ;
  • En opposition à votre idée précédente : cependant ; en revanche ; néanmoins ; à l'inverse ; exception faite de ; par contre… ;
  • Pour indiquer une conséquence : c'est pourquoi ; par conséquent ; ainsi ; pour cette raison ; dès lors ; par suite ; en conséquence… ;
  • Pour instaurer une condition ou une supposition : si ; éventuellement ; à condition de ; en cas de ; suivant que ; selon ; à supposer que ; à moins que ; en admettant que ; pour peu que ; au cas où… ;
  • Pour illustrer vos propos : par exemple ; c'est ainsi que ; comme ; comme c'est le cas avec/de/pour… ;
  • Pour conclure : finalement ; tout compte fait ; en somme ; pour conclure ; en bref ; en résumé…

Quelques règles de mise en forme de votre e-mail

Une fois tous ces détails réglés, vous pouvez passer à la mise en forme de votre e-mail. Comme précédemment évoqué, vous commencerez par, au choix : « Madame », « Monsieur », « Chers tous » ou un simple « Bonjour », selon les cas.

Après un saut de ligne, vous démarrerez donc votre message, en prenant soin d'aérer votre texte le plus possible. Adoptez la méthode suivante : un paragraphe = une idée. Dans votre rédaction, vous devrez aller à l'essentiel et ne pas vous perdre dans les détails.

Contrôlez l'orthographe et la grammaire

Cela va de soi : il vous faudra soigner l'orthographe et la grammaire de votre texte et éviter le langage SMS, quand bien même vous avez de bonnes relations avec vos collègues.

Certaines abréviations sont acceptées si vous avez l'habitude de les utiliser, comme « ASAP » pour signifier une certaine urgence, par exemple. Il est en général possible d'ajouter des smileys dans votre e-mail, sans en abuser.

Évitez d'utiliser du gras, autant que faire se peut. Réservez les caractères gras aux informations importantes comme les dates, les prix ou bien des adresses. À l'exception de certains sigles ou abréviations, les mots en majuscules sont à proscrire, car ils donnent l'impression que vous hurlez.

Comment conclure un e-mail professionnel ?

La conclusion n'est pas l'étape la plus simple lorsque l'on rédige un e-mail. On ne sait jamais s'il faut préférer une expression cordiale toute faite, ou faire preuve d'originalité. Encore une fois, tout dépend de l'interlocuteur et de la nature du message. Si vous souhaitez que votre interlocuteur réponde, vous pouvez par exemple écrire quelque chose comme « Je reste à votre disposition ».

Pour conclure, si vous n'êtes pas proche de votre interlocuteur, un simple « Bien cordialement » peut suffire. Au contraire, si vous connaissez bien le destinataire du message et que vous souhaitez conclure par une formule moins froide et impersonnelle que « cordialement », vous pouvez souhaiter une bonne journée/soirée/fin de matinée à votre destinataire. Enfin, si vous écrivez votre e-mail un vendredi en fin d'après-midi, un simple « bon week-end » ou « excellente fin de semaine » conviendra.

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