Emplois assistant logistique h f (Bruxelles)

Gestion d’équipe du secrétariat de néphrologie :

• Mise à jour des documents et procédures (adapter les procédures conformément aux décisions de l'institution)
• Répartition des tâches entre les secrétaires, suivi des présences et introduction des prestations (Staffplanner).
• Coordination avec les services internes et résolution des problèmes d’équipe.

Tâches de secrétariat médical :

• Gestion du courrier médical (80 lettres/semaine)
• Gestion des attestations de dernière minute
• Gestion des dossiers pré-greffe.
• Planification et gestion des consultations multidisciplinaires, envoi des convocations.
• Demandes de prescriptions et suivi patient/médecin.

IT :

• Création et mise à jour des modèles de notes (Smarttoolbuilder) et des agendas (AD).

Prise de rendez-vous :

• Planification des RDV (nouveaux patients, autres services)
• Gestion des bilans pour 600 patients greffés rénaux/an,
• Envoi de convocations

Permanence guichet et organisation du planning médical :

• Gestion des absences, remplacements, gardes, et planning de dialyse.
• Organisation de l’arrivée des assistants chaque semestre.
• Organisation des formations TP²

Organisation d'événements internes et externes :

• Staffs, repas de service, réunions outdoor annuelles des médecins permanents, réunions scientifiques (CME, Le Suivi Partagé du Greffé Rénal, Le suivi des patients ADPKD) : recherche d'auditoire, de salle, de sponsoring, organisation du catering, invitations,…

Organisation du symposium de dialyse extra-hospitalière (évènement international tous les 2 ans) :

• Rechercher d'auditoire, de salle, de lieu de congrès et demande d'offres
• Etablir le programme avec le médecin responsable de l'évènement
• Rechercher des sponsors au niveau national et international et organiser les stands d'exposition
• Mise à jour du site web : programme, CV des orateurs, page d'inscription, infos pratiques, sponsors
• Assurer le suivi des factures (IN-OUT), des notes de frais des orateurs (frais de transport, etc) ; faire les déclarations auprès de Mdéon

Logistique :

• Préparation du budget
• Gestion des commandes

Holiday dialysis :

• Organisation de la dialyse de patients étrangers de passage en Belgique

Divers :

• Enregistrement des imageries PACS
• Gestion des réunions MRG et ADPKD
• Gestion de la boîte mail du service
• Introduction des statistiques des dialyses.
• Mise à jour de la page néphrologie du site web
• Surveillance des examens uro-néphro.

Qualifications et expériences requises :

• Vous détenez un diplôme de bachelier
• Vous avez de l'expérience professionnelle dans un poste similaire
• Vous êtes à l'aise avec la suite office

Compétences essentielles :

• Vous collaborez efficacement avec les autres membres de l’équipe, en favorisant une atmosphère de travail harmonieuse.
• Vous êtes capables de gérer efficacement plusieurs tâches simultanément et de maintenir un environnement de travail bien structuré.

Nous vous offrons :

• Un package salarial attractif : reprise de votre ancienneté valorisée dans la fonction, sursalaire supérieur au taux minimal de la commission paritaire en cas de prestations irrégulières, prime de fin d’année
• Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail à la pointe de la technologie
• 28 jours de congé annuels
• Une ambiance conviviale, multidisciplinaire et riche de sens
• Un accès à de nombreuses formations pour le développement continu de vos compétences
• Des opportunités de carrière dans le cadre de la mobilité interne
• Un site facilement accessible (transports en commun ou parking gratuit) avec des commerces et services de proximité (alimentation, pharmacie, école, crèche, plaines de vacances)
• Avantages octroyés par de nombreux commerces et fournisseurs, sport à prix réduit
• Nombreuses activités et initiatives pour soutenir et motiver nos collaborateurs
• Un hôpital engagé dans le développement durable