Emplois jobstudent (Steenokkerzeel)

Junior Eventorganisator Protocol

(ref. ATP-2025-23)
Laatst aangepast: 20/01/25

De Dienst Publiekswerking, Congressen en Evenementen is verantwoordelijk voor de organisatie van corporate evenementen, protocoltoepassingen, evenementen in het domein van wetenschapscommunicatie, publiekswerking erfgoed en de organisatie van congressen en/of evenementen in opdracht van verschillende faculteiten, diensten of medewerkers van de KU Leuven.

Dit jaar viert KU Leuven haar 600e verjaardag, een bijzonder moment in de rijke geschiedenis van de universiteit. Dit jubileum biedt dan ook een extra dimensie aan de evenementen die dit jaar worden georganiseerd.

Als junior eventorganisator protocol maak je deel uit van de afdeling Eventorganisatie van de Dienst, die onderdeel is van de Diensten Rectoraat. Als lid van een dynamisch en gespecialiseerd team bied je ondersteuning voor de organisatie van corporate evenementen. Daarnaast zorg je mee voor het toepassen van de regels van protocol binnen KU Leuven, zowel bij de voorbereiding van evenementen als op de evenementen zelf. Je werkt hiervoor in nauw overleg met de andere eventorganisatoren en de stafmedewerker corporate evenementen en protocoladvies.

Website van de eenheid

Functie

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring in het organiseren van evenementen en een talent voor administratie.
• Je werkt efficiënt, snel en nauwkeurig met oog voor detail en hebt bijzondere aandacht voor protocol.
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling. Kennis van het Frans of een andere taal is een pluspunt.
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en discreet. Je weet, afhankelijk van je doelgroep, de juiste toon te hanteren in je communicatie, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent bereid om, wanneer nodig, 's avonds en in het weekend te werken.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en je denkt oplossingsgericht.
• Je bent stressbestendig in het respecteren van deadlines en procedures.
• Je bent een geboren organisator, je behoudt het overzicht in complexe situaties en neemt verantwoordelijkheid.
• Je hebt een sterke affiniteit met de KU Leuven. Kennis van de universitaire wereld is een pluspunt.
• Je beheerst de courante softwareprogramma's en je bent bereid om je nieuwe softwareprogramma's eigen te maken.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Wij bieden een voltijdse tewerkstelling van bepaalde duur van 1 jaar aan, met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, tel.: +32 16 37 92 11.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/02/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Solliciteer voor deze functie