emplois administration

MISSION GENERALE :

Le Service Prestations est au cœur de la gestion des présences et absences du personnel communal. Avec rigueur et proactivité, il assure le suivi des divers types d’absences, tels que les congés annuels et maladies, tout en veillant au respect des droits associés. Le service met à disposition des employés des informations claires sur leurs droits en matière de congés et d’absences, tout en gérant le système de pointage pour assurer un suivi précis des heures de travail.

Le Service Prestations joue également un rôle central dans la gestion de l’outil e-RH, en assurant sa configuration optimale et la validation des demandes. L’équipe s’efforce de garantir un environnement de travail équilibré, soutenant les collaborateur.rice.s dans la gestion de leurs absences et favorisant un climat de confiance et d’équité.

En tant que Responsable du Service Prestations, vos défis seront de renforcer la polyvalence de l’équipe, d’optimiser l’organisation des tâches et de garantir l’intégration réussie des nouveaux collaborateurs. Vous favoriserez un climat de travail positif et innovant, tout en veillant à la conformité législative et à l’efficacité des processus. Votre leadership jouera un rôle clé dans la motivation et la stabilité de l’équipe, avec l’objectif de créer un service efficace et réactif au sein de l’administration. Vous gérez une équipe composée de 6 gestionnaires de Dossier Prestations. La/le responsable soutient également l'équipe dans la réalisation des tâches opérationnelles pour garantir la continuité des missions du service selon les besoins identifiés.

RESPONSABILITES ET TACHES :

A. En tant que manager du service Prestations

• Coordonner et superviser le travail des collaborateur.rice.s pour atteindre les objectifs, en favorisant l’autonomie et la responsabilisation ;

• Accompagner vos collaborateur.rice.s dans toutes les étapes du « cycle de vie du personnel » : recrutement, accueil, objectifs individuels, entretiens d’évaluation et développement ;

• Assurer le respect des règles de bien-être, sécurité et santé au sein du service et organiser la prise de congés selon les procédures ;

• Développer une culture positive dans le service, en favorisant le feedback constructif, la collaboration et la résolution des conflits.

B. En tant qu’expert métier & processus liées à la gestion de présence et des absences

• Apporter une expertise stratégique et opérationnelle, et conseiller les collaborateur.rice.s sur les questions spécifiques au service Prestations ;

• Garantir la qualité des services et des processus ;

• Établir des relations solides avec les parties prenantes internes et externes ;

• Maîtriser les processus transversaux en collaboration avec les autres services RH.

C. En tant que gestionnaire de projets et du changement

• Favoriser une culture d’apprentissage continu et d’amélioration au sein de l’équipe ;

• Transformer les objectifs stratégiques en projets concrets et coordonner l’ensemble des projets du service ;

• Diriger les projets du service en veillant au respect des délais et du budget, en assurant une communication transparente et régulière ;

• Accompagner le changement en introduisant des processus innovants, en digitalisant les procédures et en développant la transversalité avec les autres services RH.

D. En tant que gestionnaire des objectifs du service Prestations

• Transformer les objectifs stratégiques du département en objectifs opérationnels, en collaboration avec la direction ;

• Élaborer un plan opérationnel pour inspirer les collaborateur.rice.s, superviser et adapter les initiatives en réponse aux évolutions et aux risques ;

• Élaborer le budget du service et gérer efficacement les ressources humaines et matérielles ;

• Être le représentant du service auprès des comités et des partenaires et agir comme back-up de la direction en cas d’absence ;

• Maintenir une communication efficace avec la directrice, les services RH, et les collaborateur.rice.s.

Travailler à l’Administration communale de Schaerbeek, c’est intégrer une équipe de 1.450 agents communaux aux profils divers et aux fonctions variées. Ensemble, avec une mission commune et des valeurs partagées, nous relevons quotidiennement des défis pour offrir un cadre de vie de qualité aux 133.000 habitants de la commune ainsi qu’un environnement de travail optimal pour nos collaborateur·rice·s.

L’Administration communale s’engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discriminations et promeut une politique visant la diversité.

PROFIL :

• Diplôme : Master*en ressources humaines, droit, économie, en gestion financière ou tout autre formation/expérience démontrant une capacité analytique et affinité avec les raisonnements chiffrés

• Une première expérience en gestion d'équipe

• Expérience en gestion de projets souhaitée

• Expérience en gestion de l’absentéisme et /ou la paie est un atout

• Bilinguisme FR/NL est un atout

• Le diplôme ou certificat demandé doit être délivré par un établissement d’enseignement belge reconnu par l’une des communautés du pays. Si votre diplôme a été délivré dans un pays étranger, vous pouvez également participer si vous avez obtenu une équivalence pour ce diplôme/certificat

CONNAISSANCES ET COMPETENCES :

Compétences techniques :

• Leadership et management d’équipe

• Aisance avec la prise en main de logiciels et d’outils numériques

• Maitrise avancée d’Excel

• Analyse et amélioration de processus

• Gestion de projet

• Connaissances de systèmes de gestion des ressources humaines est un atout

• Connaissance de la législation du travail est un atout

Compétences comportementales :

• S’adapter

• Communiquer

• Accompagner et coacher une équipe

• Agir avec intégrité et professionnalisme

• Organiser le travail des collaborateur.rice.s

• Structurer son travail

• Piloter le changement

NOTRE OFFRE : Contrat à durée indéterminée et à temps plein, selon le barème A - Secrétaire Administration

AVANTAGES :

• Valorisation des années d’expérience

• À titre indicatif : salaire brut mensuel de 4.428 euros pour 5 ans d'expérience et 5.156 euros pour 15 ans au niveau A1 (index du 01/03/2025)

• Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (289 euros brut/mois)

• Chèques-repas (8 euros/journée travaillée)

• Prime de fin d’année

• Abonnement STIB gratuit, intervention dans les autres frais de transports durables (piéton, vélo, SNCB, TEC, De Lijn)

• Intervention dans un régime complémentaire de pension

• Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle en l’occurrence grâce au régime des congés légaux et extra-légaux

• Assurance hospitalisation personnelle gratuite (6 mois d’ancienneté accomplie au 1er janvier qui suit)

• Possibilités de formations

• Si la fonction le permet, possibilité de télétravail

Pour toute question concernant le contenu du poste, veuillez contacter Madame Leticia VANOPDENBOSCH, Directrice adjointe à la direction des Ressources Humaines (lvanopdenbosch@1030.be).

Date limite des candidatures : le 4/05/2025

L’Administration communale s’engage à respecter les mesures luttant contre toutes les formes de discriminations et promeut une politique visant la diversité.

Si vous présentez un handicap, un trouble de l’apprentissage ou une maladie et que vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection, mentionnez-le dans votre candidature. Nous veillerons à vous accueillir dans les meilleures conditions