Emplois administration (Bruxelles Schaarbeek)

The Opportunity

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and do business in over 130 countries, providing answers with fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most – home to hospital, lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

Tender and Sales Support Administrator (BeNeLux)

We are looking for a Tender & Sales Support Administrator to join our BeNeLux sales and technical team. This role will be based in Zaventem, Belgium or Paris Gare de lyon, France reporting to our Sales Administration Manager. This role will work on a hybrid basis with 3 days per week at either our Zaventem or Paris office.

Your New Role:

As part of the Sales Administration Team, you will be responsible for supporting the daily management and administration of the tender process from opportunity identification, submission of the offer to final award.

You will work in collaboration with BeNeLux sales and technical team and EMEA Customer Services Team (Prague).

The individual will be responsible for delivering the highest level of administrative support Sales team and customers alike. This is a multi-faceted role which requires the individual to interface with all key business functions, whilst working within company guidelines and procedures. The successful candidate will be conscientious, reliable and able to operate with a low level of supervision. The successful candidate will also contribute to the company's commercial goals through the ongoing development of their personal knowledge and skills with regard to QuidelOrtho's product portfolio, the tender process and their level of participation within it.

What you’ll be doing :

• SAP administration: pricing, item master and customer master file maintenance
• Sales administration: quote preparation, customer training logistics, customer list administration, maintenance of customer files and contract documentation
• Using ICOM to load new pricing, new product registration, request credits/debits/pricing discrepancy corrections and raise FOC requests
• Maintenance of product catalogues where required by local legislation
• Responsible for supporting the daily management and administration of the tender process from opportunity identification to submission of the offer.
• TenderEyes : Responsible for daily management and development of TenderEyes bid management application. Supporting the development of tender responses through the management of the TenderEyes library.

What you’ll need to succeed:

• Relevant academic or professional qualifications/technical skills.
• Previous experience (at least 2 years) obtained from within in administration/tender environment. Knowledge of BeNeLux markets would be appreciated
• Strong communication skills -Ability to interact and communicate clearly with a diverse group of stakeholders (both internal and external).
• Conscientious and detail orientated.
• Time/workload management skills.
• Commercial acumen.
• Agile and adaptable to changing business needs/objectives.
• Language skills: English, French & Dutch

Gestionnaire appels d'offres et support commercial BeNeLux (H-F)

Nous recherchons un gestionnaire appels d'offres et support commercial (H-F) pour rejoindre notre équipe commerciale et technique BeNeLux. Ce rôle sera basé à Paris Gare de Lyon en France ou à Zaventem en Belgique, sous la responsabilité de notre responsable de l'administration des ventes. Ce rôle fonctionnera sur une base hybride avec 3 jours par semaine dans notre bureau de Paris ou de Zaventem.

Votre rôle

En tant que membre de l'équipe d'administration des ventes, vous aurez la charge de la gestion et de l'administration quotidienne du processus d'appels d'offres, depuis l'identification des opportunités, la soumission de l'offre jusqu'à l'attribution finale.

Vous travaillerez en collaboration avec l'équipe commerciale et technique BeNeLux, le service client EMEA (Prague). Vous serez chargé de fournir le plus haut niveau de soutien administratif à l’équipe commerciale et aux clients. Il s'agit d'un rôle à multiples facettes qui nécessite d’interagir avec toutes les fonctions clés de l'entreprise, tout en travaillant dans le respect des directives et procédures de l'entreprise.

Le candidat retenu sera consciencieux, fiable et capable de travailler avec un faible niveau de supervision. Il contribuera également aux objectifs commerciaux de l'entreprise grâce au développement continu de ses connaissances et compétences personnelles en ce qui concerne le portefeuille de produits de QuidelOrtho, le processus d'appel d'offres et son niveau de participation à celui-ci.

Ce que vous ferez

• Administration SAP : tarification, maintenance du fichier des articles et du fichier clients.

• Administration des ventes : préparation des devis, logistique de formation des clients, administration de la liste de clients, tenue des dossiers clients et de la documentation contractuelle

• Utiliser ICOM pour charger de nouveaux prix, enregistrer de nouveaux produits, demander des corrections de crédits/débits/écarts de prix et émettre des demandes FOC.

• Assurer la maintenance des catalogues de produits lorsque la législation locale l'exige.

• Responsable de la gestion des appels d’offres, depuis l'identification des opportunités jusqu'à la soumission de l'offre.

• TenderEyes : Être responsable de la gestion quotidienne et du développement de l'application de gestion des offres et accompagner l'élaboration des réponses aux appels d'offres à travers la gestion de la bibliothèque TenderEyes.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir

• Diplôme académiques ou professionnelles/compétences techniques pertinentes.

• Expérience antérieure d’au moins 2 ans dans un environnement d'administration d'appels d'offres. (Connaissance des marchés BeNeLux serait appréciée.

• Solides compétences en communication - Capacité à interagir et à communiquer clairement avec un groupe diversifié de parties prenantes (internes et externes).

• Être consciencieux et avoir le souci du détail.

• Compétences en gestion du temps et de la charge de travail.

• Sens commercial.

• Agilité et adaptabilité aux besoins/objectifs changeants de l'entreprise.

• Compétences linguistiques : anglais, français et néerlandais

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