emplois belgique

La Croix-Rouge est la plus grande organisation humanitaire dans le monde. En Belgique, elle mobilise 1 900 salariés et 12 000 bénévoles. La mission de la Croix-Rouge de Belgique est de venir en aide aux gens partout et aussi ici en Belgique. Son implication locale, à travers notamment le Département Secours, est majeure.

La Croix-Rouge de Belgique vous offre :

De par votre position centrale, vous soutenez avec professionnalisme et savoir-faire les différents besoins administratifs de notre équipe de direction avec un focus en particulier sur le soutien à l’équipe du Sisu (soutien psychologique social).

Une fonction faite d‘intensité, de contacts, de suivis, de responsabilités adminsitratives au sein d’un département dynamique et convivial dont la raison d’être est le soutien à la population en état ou à risque de vulnérabilité des suites de situations d’urgence sur l’ensemble du territoire wallon, et de cans des domaines de la santé physique et mentale.

Un environnement de travail bienveillant. Vous collaborez avec des équipes impliquées, dynamiques et engagées composée de 46 salarié.e.s au niveau de la coordination secours, 180 ambulanciers salariés et quelques 1.400 volontaires.

Les détails du job :

• Un contrat à durée indéterminée à mi-temps (19 heures/semaine), à pourvoir dès que possible et basé à Namur (Centre).
• Une rémunération en lien avec votre expérience, assortie d’avantages extra légaux : chèques repas à 8€, prise en charge à 100 % des frais de transports domicile-travail, prixe en charge à 50 % de l’assurance hhospitalisation, 3 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année, et 3 de plus l’année suivante (à proratiser sur base d’un 1/2 temps)
• Un poste essentiel de soutien administratif, visant dans chaque action la qualité et le sens du service rendu.
• Un métier qui combine à la fois autonomie et travail d‘équipe.
• Prestations en mode hybride : présentiel et distanciel.

Le Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique est un intervenant majeur lors de situations d’urgence collective ou le déclenchement de plans « Catastrophes ». Nous assurons :

• Le transport urgent (112) de patient·es,
• Le transport médico-sanitaire non-urgent (105) – en ambulance ou à l’aide d’un véhicule adapté aux personnes à mobilité réduite.
• Nous mettons également en place des Dispositifs Médicaux Présentifs (DMP) lors de manifestations de petite et de très grande ampleur, telles qu’un festival, un match de football, une course automobile, etc.
• Grâce au Service d’Intervention Psychosociale Urgente (SISU), nous assurons un soutien psychosocial aux victimes de catastrophe ou de désastre, à leurs familles et aux témoins afin de restreindre l’impact, l’étendue ou la durée des traumatismes. Pas moins de 15 Centres de Secours sur le territoire de la Région Wallonne qui assurent tout au long de l’année ces différentes missions.

La coordination est basée à Namur Centre, votre lieu d’activité.

Le Pôle Administratif du Département Secours de la Croix-Rouge de Belgique apporte son support à l’équipe de Direction du Département et aux Responsables des différentes thématiques, dans la gestion et l’organisation quotidienne du Département. L’équipe est également un support aux centres de Secours dans certaines tâches prédéfinies (voir infra).

Le Pôle Administratif est constitué de 3 Assistant.e.s Administratifs.ve, chacun.e.s ayant en dehors des tâches communes, un soutien spécialisé dans un domaine spécifique : Sisu, Direction, Opérations.

En ce qui concerne les tâches administratives communes, chaque membre de l’équipe en sera conjointement responsable sans membre référent.

Sous la responsabilité de la Direction du Département Secours et en particulier de la Responsable du Sisu, vous intervenez avec des niveaux de responsabilité divers dans les tâches ci-après, classées par thématique, en lien avec la structure du Département Secours.

Soutien spécialisé – Sisu

Vous soutenez l’équipe Sisu dans des tâches administratives diverses et variées, telles que :

• réceptionner les appels téléphoniques entrants destinés au Sisu
• assurer la gestion de la boite mail générique Sisu (traitement et suivi), la planification les réunions et/ou de la réservation de salle, du catering, des confirmations, etc..;
• assurer la gestion documentaire du Sisu (conventions, procédures, notes de services, bibliothèques…);
• assurer la rédaction, la mise en page et le classement de courriers et de documents divers
• tenir à jour l’agenda commun propre à l’activité SISU
• être responsable de la gestion administrative des données des volontaires Sisu : contact set volontaires, dossier des volontaires/ MIR/ listing des volontaires
• gérer les inscriptions des volontaires Sisu à diverses activités (formations, colloques, journées d’étude,…), assure le suivi des présences et complète le reporting concernant l’implication des volontaires
• préparer les offres remises dans le cadre des marchés publics et/ou de conventions (mise en page) en collaboration avec l’équipe Sisu.
• réceptionner, informer et assurer le suivi des candidatures des futurs volontaires Sisu
• assurer la prise de note, rédaction et suivi des procès-verbaux
• vérifier et transmettre les frais réels et forfaitaires des volontaires Sisu (version papier) au responsable Sisu pour validation
• rédiger les factures des prestations Sisu et les communiquer au service comptabilité
• collaborer avec le service comptabilité pour le suivi des factures Sisu, des paiements et d’éventuels problèmes qui pourraient émerger
• vérifier et effectuer le suivi des factures fournisseurs à destination du Sisu via DocuSign + demande d’approbation du Responsable avant validation

Tâches administratives communes

Gestion par les 3 Assistant.e.s Administrati.f.ve.s des tâches communes ci-après afin qu’elles soient assurées en tout temps.

• Mise en place d’un système de back-up pour les tâches administratives communes et les soutiens spécialisés.
• Accueillir, recevoir et renseigner les visiteurs, fournisseurs, clients, etc.
• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques entrants et en assurer le suivi si dans votre champ de compétence ; le cas échéant noter et transmettre les messages aux destinataires concernés
• Réceptionner, filtrer et distribuer les courriers papiers et électroniques, en ce compris ceux du CE, CPPT et du SIPP pour les CS
• S’assurer de l’organisation, du classement et de la bonne gestion documentaire du département à l’exception du RH pour des raisons de déontologie.
• Vérifier, transmettre et le cas échéant valider (sous la responsabilité du responsable de thématique) les frais réels et forfaitaires des volontaires (version papier) aux différents responsables de service
• Rédiger des PVs lors de réunions diverses : prise de note et mise en forme
• Rédiger et proposer des procédures administratives spécifiques à chacune des thématiques : Direction, Sisu, Opérations.
• Fournir les tableaux récapitulatifs (KPI) à intervalle régulier (planning à définir)

• Idéalement, disposer d’une formation de secrétaire de direction ou équivalence par l’expérience professionnelle
• Expérience probante de minimum 3 ans dans une fonction administrative à tâches multiples et variées ; une première expérience dans une fonction de secrétaire de direction est un atout réel
• Rigueur, précision, discrétion et conscience professionnelle font partie de vos qualités de base
• Excellente proactivité, adaptabilité et résistance avérée au stress
• Sens du service, des responsabilités et esprit d’équipe présents au quotidien
• Excellentes compétences d’expression verbale et écrite du français ; la connaissance de l’allemand, du néerlandais et/ou de l’anglais est un atout
• Maîtrise de la suite MS Office
• Faire preuve d’autonomie et de réelles initiatives dans les tâches et responsabilités qui sont les vôtres
• Esprit d’analyse et de synthèse
• A l’aise dans la gestion des priorités et des urgences en faisant la distinction entre l’urgent et l’important
• Etre doté.e de la flexibilité de travail suffisante face à une organisation en mouvement permanent
• Adhérer aux principes et aux valeurs de la Croix-Rouge et en présenter une image positive

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