La société

L’Administration Communale de Forest est à la recherche d’un.e Secrétaire communal (M/F/X).

Fonction

MISSION

En sa qualité de haut fonctionnaire, le Secrétaire communal est le premier conseiller des organes communaux et assure un rôle charnière entre les Autorités politiques et les services communaux.

Il assure la préparation et la rédaction des PV des séances du Conseil et du Collège, conseille ces organes d’un point de vue juridique et veille à l’exécution de leurs décisions. Il garantit, dans la mesure des moyens disponibles, un fonctionnement efficace, efficient et orienté citoyen des services de l’Administration.

Les tâches du Secrétaire communal sont régies par la Nouvelle Loi communale ainsi que d’autres dispositions législatives. A titre indicatif, et sous réserve de toutes dissimilitudes dans la législation afférentes à ces emplois, il est le pendant en région de Bruxelles-Communale des « Directeurs généraux » des communes situées en régions wallonne et flamande.

DOMAINES D’ACTIVITES

• Secrétaire
• Directeur général des services
• Chef du personnel
• Gestionnaire de l’Administration
• Président du Comité de direction

Les activités significatives reprises sous chaque domaine doivent être lues comme relevant de la responsabilité du Secrétaire, qu’il les accomplisse personnellement ou qu’il les confie à des collaborateurs.

Activité 1 : Secrétaire

• Il veille à la préparation de tout document ou dossier à soumettre aux organes communaux, en prenant en compte les aspects légaux et réglementaires qui les entourent afin que les Autorités puissent prendre leurs décisions en connaissance de cause.
• Il supervise la veille et le conseil juridiques aux Autorités.
• Il contresigne les documents émanant des Autorités, dans le respect des dispositions légales et réglementaires afin d’en garantir l’authenticité.

• Préparer les ordres du jour des séances du Conseil et du Collège
• Assister aux séances du Conseil et du Collège
• Conseiller le Conseil et le Collège quant à la régularité du déroulement de leurs séances
• Rédiger, signer et archiver les procès-verbaux des séances du Conseil et du Collège
• Contresigner les documents émanant de l’Administration

Activité 2 : Directeur général des services

Dans le cadre des moyens mis à sa disposition par le Conseil et le Collège, il organise et coordonne les services communaux, en prenant appui sur les membres du Comité de direction, afin de mettre en oeuvre des processus de travail efficace et efficient permettant d’atteindre au mieux les objectifs des Autorités et d’assurer des services de qualité au citoyen.

• Veiller à une répartition efficace et efficiente des activités et des compétences entre les différents services communaux (organigramme du personnel)
• Surveiller le fonctionnement efficace des processus de travail et, le cas échéant, proposer ou décider des améliorations
• Centraliser et diffuser les informations pertinentes et fiables permettant de suivre l’atteinte des objectifs des services et la qualité de leurs prestations
• Planifier et organiser l’activité des services, fixer leurs priorités afin de garantir la cohérence du fonctionnement de l’administration
• Assurer le relais et la communication, dans le cadre de ses compétences, avec les tierces instances, notamment l’autorité de tutelle.

Activité 3 : Chef du personnel

• Dans le respect des lois et des règlements, il met en place une politique de gestion du personnel destinée à développer les compétences et la motivation du personnel, afin de garantir au mieux l’atteinte des objectifs et d’assurer au citoyen des services de qualité.
• Il assure également ses prérogatives légales sur le plan disciplinaire.

• Estimer, et ajuster si nécessaire, la qualité et la quantité des effectifs en regard des missions qu’ils doivent accomplir.
• Traduire la politique du personnel en termes opérationnels auprès des chef de service, notamment par le biais du Comité de direction
• Récolter et diffuser toute information utile quant à l’état du personnel (en quantité et en qualité)
• Organiser une juste répartition du travail
• Activer, lorsque cela est nécessaire, les dispositions disciplinaires
• Activer et soutenir la politique relative au bien-être au travail, en tant que premier membre de la ligne hiérarchique
• Mettre en oeuvre une politique d’engagement, de promotion et de mobilité du personnel dans la perspective de plans de carrière, d’anticipation des départs, …

Activité 4 : Gestionnaire de l’Administration

• Il rédige, en concertation avec les membres du Comité de direction, la note d’accords légalement prévue afin de mettre en place la meilleure collaboration possible entre le Conseil communal, le Collège, le Comité de direction et l’Administration.
• Avec les membres du Comité de direction, il traduit en plans opérationnels les axes stratégiques issus de la note d’orientation, en concertation avec les Autorités.
• Il organise le contrôle interne

• Expliciter et s’assurer, par des délégations adéquates et au travers de la note d’accord et de plans pluriannuels, de la poursuite et du maintien des objectifs des instances politiques ;
• Arbitrer les demandes des services en termes d’allocation de moyens (collaborateurs, finances, infrastructure et environnement de travail) ou d’octroi de délais supplémentaires.
• Veiller à l’évaluation des projets et des actions inscrits dans la note d’orientation ainsi que celles portées par l’administration.
• Veiller à l’évaluation et à l’amélioration de l’effectivité des procédures de fonctionnement
• S’assurer de la disponibilité et de l’affectation adéquate des moyens
• Optimiser la communication horizontale et verticale

Activité 5 : Président du Comité de direction

• Il organise et préside les réunions du Comité de direction et y participe activement afin de contribuer, en suscitant un esprit de coopération et en développant un esprit de communication transparente, à l’atteinte des objectifs de l’Administration au travers d’une organisation efficace et efficiente des services communaux

• Fixer l’ordre du jour dans le cadre d’une vision globale de l’administration et susciter les questions qui méritent d’être traitées pour améliorer l’organisation interne,
• Présider les réunions et faire converger les opinions des différents interlocuteurs,
• Coordonner et faire exécuter les décisions des assemblées ainsi que la stratégie politique mise en place pour la législature,
• Coordonner les activités, suggestions, recommandations et avis du Comité de direction auprès de l’Administration et des assemblées,
• Susciter la transversalité au sein du Comité, dont les effets se feront ressentir dans la coordination des services communaux.

Profil

Règlementations / Législations

• Nouvelle Loi Communale
• Droit administratif
• Charte sociale
• Règlementation des marchés publics
• Loi sur le bien-être au travail/Code et Règlement général pour la protection du travail
• Règlement général de protection des données
• Règlements communaux

Méthodologies / Procédures internes

• Être capable de travailler dans le respect du cadre légal et de la déontologie en lien avec la fonction
• Procédures internes de travail
• Méthodologie du contrôle interne

Aptitudes techniques

• Gestion budgétaire communale
• Techniques de gestion d’équipe
• Gestion de projets
• Outils de planification et de suivi
• Gestion des conflits
• Animation et conduite de réunion
• Techniques de communication
• Comprendre et transmettre un message complexe, technique et spécifique
• Donner une présentation
• Prendre la parole en public

Contexte interne et externe

• Fonctionnement d’une administration communale
• Connaissance des services communaux et de leurs missions
• Connaissance du contexte institutionnel

Autre

• Maîtrise des outils bureautiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) et des Logiciels spécifiques (BOS, e-budget, Phénix)

COMPETENCES COMPORTEMENTALES GENERIQUES

AGIR AVEC INTÉGRITÉ ET PROFESSIONNALISME

J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.

• J’agis en parfaite neutralité sur la plan politique et philosophique
• Dans des situations très délicates ou sous pression, j'agis avec intégrité
• Je définis et communique les valeurs et l’éthique de l’organisation, et donne constamment l’exemple à cet égard
• Je conseille et encourage les collaborateurs à traiter autrui de façon équitable et uniforme

ÊTRE ORIENTÉ RÉSULTATS

Je mets de l’énergie et me montre déterminé à réaliser mes objectifs avec le souci constant de la qualité.

• J'optimise le fonctionnement de l'organisation en favorisant l'innovation, l'expérimentation, l'implémentation de nouveaux processus
• J'encourage la remise en question constructive et la prise d'initiatives
• Je parviens systématiquement à de bons voire de très bons résultats

COOPÉRER

Je travaille avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Je partage les ressources et agis en me montrant soutenant et solidaire.

• J'amène des personnes de profil/culture/valeurs différentes à travailler ensemble
• J'encourage les autres à partager leur expérience, leurs connaissances et les meilleures pratiques au sein de l’équipe
• Je partage mon expertise

COMPETENCES COMPORTEMENTALES SPECIFIQUES

ORGANISER LE TRAVAIL DES COLLABORATEURS

Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation des objectifs et activités de mon unité organisationnelle. J'organise et optimise les ressources disponibles.

• J'optimise les procédures et les méthodes de travail existants
• Je mets en place des systèmes permettant de surveiller et évaluer efficacement les progrès accomplis
• J'élabore des plans stratégiques à court, moyen ou long terme

DIRIGER UNE EQUIPE

Afin d’atteindre les objectifs fixés, je pilote et motive mes collaborateurs et oeuvre à la coopération entre eux. Je prends les décisions utiles au bon fonctionnement de l'équipe.

• Je développe et entretiens des liens et partenariats efficaces entre les équipes / services
• Je mets en oeuvre des actions pour dépasser les oppositions entre les membres de l'équipe
• J'évalue et développe l'autonomie des équipes
• Je coordonne et harmonise les objectifs et les priorités de l’équipe avec les objectifs stratégiques de l’organisation
• Je parviens à fidéliser les collaborateurs compétents à l'administration

ACCOMPAGNER / COACHER

Je soutiens des actions et guide des personnes, de façon individuelle ou en équipe, afin de leur permettre de se développer.

• Je donne à mes collaborateurs les moyens qui leur permettent de relever des défis / se dépasser
• Je stimule l'autoapprentissage et l'autonomie du collaborateur
• Je stimule l'échange d'information, la communication et la collaboration au sein de l'équipe
• Je suscite l’expression des besoins de développement des collaborateurs et leur donne les moyens de se développer

PILOTER LE CHANGEMENT

Je fais en sorte d’accroître l’efficacité des processus et des équipes en agissant sur les différents éléments de l’organisation - en utilisant les méthodes et outils adéquats, en accompagnant les acteurs du changement.

• J'institutionnalise les changements majeurs
• Face à une opposition forte, je défends le processus de changement en argumentant de façon claire et objective
• Je poursuis la mise en oeuvre des actions décidées malgré les tentatives de déstabilisation
• Je garantis que le changement serve les orientations stratégiques de l'organisation
• Je fédère/rallie l'ensemble des personnes autour du changement

DECIDER

J'arrête un choix après avoir analysé la situation et détermine les objectifs et le plan d'actions.

• Je décide rapidement en situation de crise
• Je prends des décisions stratégiques de manière autonome
• Je défends mes décisions face à l'opposition

Langue

Parfaite maîtrise du français ou du néerlandais et connaissance de l’autre langue

Offre

• Constitution d’une réserve :
  • Soit mise en stage en vue d’une nomination définitive
  • Soit promotion définitive après une période de promotion à l’essai d’une durée d’un an
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (barème A11).
• Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 4 ans) et dans le public (sans limitation)
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun – pécule de vacances – allocation de fin d’année – système de congé flexible - Chèques-repas
• Possibilité de suivre des formations

L’accès à l’emploi de secrétaire communal est conditionné par le respect des dispositions des lois coordonnées sur l’emploi des langues en matière administrative ainsi que du règlement communal de promotion et recrutement, notamment :

• Réussite, préalable à l’épreuve orale, de l’examen informatisé et l’épreuve orale sur la connaissance suffisante de l’autre langue officielle
• Respect, lors de l’admission au stage ou la promotion à l’essai, des règles de parité entre les deux groupes linguistiques pour les emplois égaux ou supérieurs à celui de chef de division

La commune de Forest mène une politique de diversité, non-discrimination et d'égalité des droits. Nous garantissons l’égalité de traitement et d’accès aux sélections pour tous les candidats. Les compétences sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

En ce sens, les titres de compétences professionnelles et certificats de reconnaissance des compétences, requis pour le niveau et la fonction à pourvoir, acquises hors diplômes, délivrés par le SELOR ou tout autre organisme compétent, sont assimilés au diplôme ou au certificat pour les niveaux D, C et B.

Par ailleurs, si vous avez besoin d’un aménagement, quel que soit votre handicap, et ce pour la phase de sélection à cette fonction ou après celle-ci, n’hésitez pas à nous en informer.

CANDIDATURES

Veuillez adresser votre dossier de candidature (cf. règlement annexé) par voie électronique à l’adresse suivante : bmoens@vorst.brussels.

En objet : candidature à la fonction de Secrétaire communal

Les candidatures sont à envoyer au plus tard pour le 23 décembre 2024.

Fichiers joints