Emplois Librairie, Bibliothèque (Bruxelles)

Le Département des services à la communauté - Service médical recrute :

Une assistante administrative / Un assistant administratif (F/H/X)

Pour un CDD jusqu’au 01 mars 2027 à mi-temps

Contexte :

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.

Missions essentielles :

• Gestion administrative et médico-administrative :
  • Participation à l’accueil.
  • Gérer l’accueil des patient·es.
  • Prendre les rendez-vous et gérer les horaires des consultations.
  • Encoder les consultations et préparer les dossiers des patient·es.
  • Encaisser les honoraires.
  • Etablir les attestations de soins.
  • Classer et archiver les dossiers médicaux.
  • Faire le calcul de la caisse chaque jour.
• Gestion de la boîte mail du service.
• Vérification de l'état des cabinets (journalier).
• Divers contacts avec les autres services de l'ULB (informatique, infrastructure, …) selon les besoins du service.
• Archivage des dossiers.
• Encodage des consultations de 2 praticien·nes (hebdomadaire).
• Préparation contrats jobistes (trimestriel).
• Commandes de matériel de bureau/alimentaire (mensuel).
• Préparation des notes d'honoraires des médecins et distribution (mensuel).
• Encodage des prestations du médecin assistant en vue de la note d'honoraire de la responsable médicale (mensuel).
• Préparation de l’agenda papier des médecins généralistes (mensuel).

Profil :

• Être titulaire au maximum d’un Bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat de direction) ou en sciences humaines et sociales.
• Posséder une expérience d’au moins 1 an dans une fonction administrative ou de travail social administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes).

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

• Maîtrise des outils bureautiques actuels (Microsoft 365, agenda en ligne, fichiers partagés, etc.).
• Facilité à maîtriser de nouveaux outils informatiques.
• Excellentes capacités d’accueil et de communication.
• Maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne connaissance de l’anglais (Niv B1).
• Bonne capacité d’organisation et rigueur administrative.
• Priorisation des tâches.
• Gestion du temps et respect des échéances règlementaires.
• Sens des responsabilités.
• Discrétion et respect de confidentialité.

• Diplomatie.
• Rigueur.
• Autonomie.
• Patience.
• Bienveillance.
• La connaissance du monde médical.

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
• L’accès à une formation permanente.
• Des restaurants universitaires éthiques et durables.
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.

Politique d'égalité des chances :

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Décision administrative