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Bruxelles
À propos de l'offre
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Objectif de la fonction:
Assurer l’accueil des patients ambulatoires ainsi que le suivi administratif des consultations pour garantir le bon fonctionnement des services de consultation. Prendre en charge les tâches administratives liées à l'admission des patients afin de les accueillir dans des conditions optimales et de mettre les documents nécessaires pour l'administration des patients, la tarification et la facturation en ordre.

Tâches:
Sous la responsabilité du Chef de service AAP :

• Accueillir les patients

Accueille les patients, les rassure si nécessaire et les oriente;
Crée ou vérifie le dossier des patients venant en consultation:
Vérifie si le dossier est complet et si les données (adresse, mutuelle) sont à jour;
Recueille les documents liés à l’assurabilité du patient ;
Vérifie les rendez-vous des patients avant de les diriger vers le service adéquat;
Sort les documents nécessaires pour le patient (étiquettes, feuille de prestation);
Accueille les patients et leur donne des renseignements pratiques (ex. sur les tarifs de l’hospitalisation);
Se concerte avec les parties concernées pour la gestion des chambres et réserve la chambre (aussi lors des transferts internes) et en informe le patient;
Répond aux appels téléphoniques internes et externes (ex. des mutualités) et recherche l'information demandée;
Prend contact avec le service social en cas de problèmes (ex. hospitalisation d'un réfugié politique);
S’occupe des hospitalisations urgentes ainsi que des admissions de l’hôpital de jour

• Téléphone aux médecins concernés si nécessaire;
• Prévient les services nécessaires;
• Recherche une chambre disponible;
• Complète les documents nécessaires;
• Cherche les informations manquantes (ex. pas de carte SIS, téléphoner aux mutualités et essayer de contacter la famille);
• Assurer le suivi des consultations

Encaisse les paiements des consultations;
Encode les prestations des consultations sur base de listes préétablies et cochées;
Classe et vérifie les dossiers des patients avant de les envoyer à la facturation;

• Effectuer les tâches administratives relatives à l'admission

Etablit un dossier d’hospitalisation et se concerte avec les parties concernées pour le planning des admissions;
Encode les données concernant l'inscription, le transfert ou le renvoi d'un patient dans le système informatique et les vérifie;
Rédige divers documents pour les mutualités ou les patients et les envoie (ex. attestations, documents d'assurance hospitalisation);
Encode la facturation et les données des assurances et perçoit l'acompte;
Collecte les documents, les classe dans un dossier et assure la mise à jour;
Contacte le patient/résident lorsqu'une pièce manque dans le dossier pour le compléter (ex. signature, informations manquantes);

Profil:
Savoirs
Connaissance du fonctionnement d’un établissement hospitalier.
Connaissance de la réglementation relative à l’admission des patients et à l’assurabilité.
Connaissance des procédures de facturation hospitalière et ambulatoire.
Connaissance des outils bureautiques et logiciels de gestion administrative hospitalière.
Savoir-faire
Accueillir et informer différents publics.
Gérer simultanément plusieurs demandes administratives.
Utiliser efficacement les outils informatiques et logiciels métiers.
Contrôler et traiter des données administratives avec rigueur.
Assurer un suivi administratif complet des dossiers.
Communiquer efficacement avec les patients, les équipes médicales et administratives.
Compétences comportementales
Orientation patient et sens du service.
Empathie et capacité d'écoute.
Diplomatie et discrétion.
Résistance au stress et gestion des priorités.
Rigueur et sens de l'organisation.
Esprit d'équipe et collaboration.
Autonomie dans la gestion des tâches.
Fiabilité et respect de la confidentialité.

Offre

Un contrat de remplacement en temps plein
Classification IFIC: CAT11

Des avantages extra légaux :
Des chèques repas de 5,20€
Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
Assurance groupe (invalidité, pension, décès)

Avantages mobilité :
Une intervention dans les frais de transport en commun
Une indemnité dans les frais km vélo
Une intervention dans les frais km voiture
Parking gratuit – Transports en commun à proximité
29.5 jours de congé

Avantages complémentaires :
Intervention dans l'abonnement ULB Sports
Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
Avantages restauration
Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
Bénévolat au sein d’associations
Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site

Modalités d’introduction de votre candidature

Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

Date de clôture
19 Novembre 2026
Type de contrat
Remplacement
Nombre d'heures par semaine
Temps plein
Lieu du travail
Rte de Lennik 808, 1070 Bruxelles, Belgique
À propos de nous

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

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